Beheer kinderen

In 'Beheer kinderen' kunt u kinderen aanmaken, zoeken, bekijken, wijzigen en beheren. Ook kunt u op een snelle manier één of meerdere kinderen een e-mail sturen of een overzicht downloaden van gebruikers. Daarnaast kunt u de geschiedenis van een kind bekijken en een document aanmaken voor een kind. Maak hieronder een keuze uit de mogelijkheden, en u springt direct naar het onderwerp.

• Kinderen aanmaken
• Kinderen zoeken
• Kinderen bekijken
• Kinderen wijzigen
• Kinderen downloaden
• E-mail sturen
• Document aanmaken
• Geschiedenis bekijken
• Details bekijken

Om kinderen te kunnen beheren dient u daarvoor rechten te hebben. Heeft u deze rechten niet maar bent u van mening dat u die wel moet hebben, neem dan contact op met de systeembeheerder.

Kinderen aanmaken

U klikt op acties en dan op "Voeg kind toe", om een nieuw kind in te voeren. Voer de benodigde informatie in en selecteer opslaan.

Akties

Niet actief

Met niet actief krijgt u alle kinderen die niet gepland staan maar nog wel op actief staan.

U kijgt nu onderstaande scherm.

Velden met een blauw kader en blauwe tekst ervoor zijn verplicht. Deze dienen ten alle tijden ingevuld te worden. Pas als de verplichte velden ingevuld zijn wordt de knop "Toevoegen" actief.

Om een nieuw kind aan te maken dienen tenminste de velden met een blauw kader ingevuld te worden. Ook kunt u opgeven welke opties bij het kind horen en onder welke groep u het kind wilt plaatsen. Daarvoor dienen echter wel groepen aanwezig te zijn. Het het vinkje "Gearchiveerd" kunt u een kind in het archief plaatsen. Daardoor zal het kind niet meer zichtbaar zijn binnen het systeem. Het vinkje wachtlijst geef aan of een kind nog ingepland dient te worden. U kunt dit zelf op "Ja" of "Nee" zetten, maar ook zal het systeem zelf bijhouden of het ingepland is. Het kan dus zijn dat dit vinkje door het systeem uit of aangezet wordt. Nadat u alle gegevens heeft ingevuld klikt u op "Toevoegen" om het kind op te slaan in het systeem.

Kinderen en gebruikers/ouders kunnen niet uit het systeem verwijderd worden. Om deze niet meer zichtbaar te maken binnen het systeem kunt u er voor kiezen deze op gearchiveerd te zetten. Zo blijven alle gegevens binnen het systeem behouden.

Eet altijd mee

Als dit vinkje aan staat wordt een kind altijd op de etenlijst gezet als deze gepland wordt, kind of eten event

Melk

Als dit vinkje aan staat wordt er onder kind details melk gegevens weergegeven en kunnen deze in de groep module worden vastgelegd

Slapen

Als dit vinkje aan staat wordt er onder kind details slaap gegevens weergegeven en kunnen deze in de groep module worden vastgelegd

Luier

Als dit vinkje aan staat wordt er onder kind details luier gegevens weergegeven en kunnen deze in de groep module worden vastgelegd

Medisch

Zet dit vinkje aan als er een indicatie moet worden getoond in de groeps module

Bus

Met dit vinkje geeft u aan dat een kind op een school zit en dat u bso planning wilt doen zo ook de haal en breng planning

Ouder kan planning aanpassen

Als u dit vinkje aan zet kan een ouder de planning aanpassen. U moet dan ook de dagen aangeven waarop de ouder dit kan aanpassen

Kinderen zoeken

Om kinderen in de lijst weer te geven begint u met een zoekopdracht. Een zoekopdracht kan bestaan uit een voornaam, een achternaam of een burgerservicenummer. Daarnaast is de zoekmachine uitgerust met verschillende filters. Daarmee kan u uw zoekopdracht verfijnen en zo specifieker zoeken naar kinderen. Door te klikken op "Opties" krijgt u alle filters te zien. Standaard staat het filter "geen gearchiveerde" aan, zodat u niet zoekt op inactieve kinderen.

Filters

Naast het zoekveld, waarmee u kan zoeken op voornamen, achternamen en burgerservicenummers, kunt u ook gebruik maken van de filters. Naast het zoekveld ziet u de meestgebruikte filters. Dit zijn "Groepen" en "Speciaal". Als u klikt op "Groepen" krijgt u een uitklaplijstje met de groepen die aangemaakt zijn binnen het systeem. Door één of meerdere groepen te selecteren zoekt u specifiek op kinderen die aan die groep gekoppeld zijn. Met de knop "Speciaal" kunt u het systeem laten analyseren of er kinderen zijn die wel gepland staan maar onterecht (nog) niet gefactureerd worden.

Door te klikken op "Opties" krijgt u de verborgen filters te zien. Deze filters bestaan uit "Nog te plannen", "Soort opvang", "Geen gearchiveerde" en "Maanden". Met het filter "Nog te plannen" kunt u filteren op alle kinderen die nog niet in het systeem gepland staan. Bij deze kinderen staat de wachtlijst op nee. Met het filter "Soort opvang" kunt u filteren op één van de in het systeem geplaatste opvangsoorten. U kunt hierbij denken aan verticaal, horizontaal of BSO. Het filter "Geen gearchiveerde" staat standaard aan. Daardoor vindt u standaard geen kinderen die in het archief gezet zijn. Wilt u toch kinderen zoeken die reeds gearchiveerd zijn, dan haalt u het vinkje hiervoor weg. Het filter "Maanden" Geeft u de mogelijkheid te zoeken op de leeftijd van de kinderen. In het eerste veld vult u in vanaf welke maand u wilt zoeken, in het tweede veld kan u invullen tot welke maand u maximaal wilt zoeken.

U kunt zoeken op voornamen, achternamen, burgerservicenummers (BSN) en/of gebruik maken van de filters. Als u het zoekveld leeg laat krijgt u alle kinderen terug die voldoen aan de ingestelde filters.

Kinderen bekijken

Door op een kind te klikken in de zoekresultaten van de zoekmachine kunt u het kind bekijken. In het rechter paneel ziet u in een oogopslag de gegevens van het kind, maar ook de ouders/voogden van het kind. Ook kunt u vanuit dit paneel direct ontbrekende of niet kloppende gegevens toevoegen of wijzigen. Daarnaast is het mogelijk om de history van het kind of de ouder op te vragen. De history bestaat uit de aanpassingen die gedaan zijn vanuit het systeem. Dit kunnen aanpassingen zijn door medewerkers, maar ook door ouders.

Kinderen wijzigen

Om een kind te wijzigen selecteert u het betreffende kind in de lijst van zoekresultaten. U ziet dan aan de rechterkant de algemene gegevens staan met betrekkening tot het kind en de ouder(s). In de blauwe balk bovenaan de velden voor het kind of de ouder kiest u voor de optie "Wijzig" waarnaar de gegevens aangepast kunnen worden.

Als u meer dan alleen de algemene gegevens wilt bekijken of aanpassen, klikt u op "details" achter het betreffende kind in de zoekresultaten. Daarmee toont u alle gegevens die in het systeem aanwezig zijn. Meer informatie over deze gegevens vind u hier .

Kinderen downloaden

Als u een handig overzicht van kinderen wilt downloaden kan dit via de knop "Download". Nadat u een zoekopdracht hebt uitgevoerd selecteert u de kinderen die u in het bestand wilt downloaden door het vakje voor het kind/de kinderen af te vinken of door de knop "Selecteer alles" te gebruiken. Daarna klikt u op "Download" en het lijstje met alle gegevens worden gedownload.

Het overzicht van kinderen wordt gedownload in Excel-formaat. De meeste office-pakketen kunnen hiermee omgaan. Ook kunnen Excel-bestanden gebruikt worden om data te importeren in databases.

Bij het downloaden wordt een popup geopend. Dit kan betekenen dat de download geblokkeerd wordt door een popupblocker. U dient de popup toe te staan mocht de download geblokkeerd worden.

E-mail sturen

Als u de ouders van een kind/meerdere kinderen een e-mail wilt versturen kunt u de betreffende kinderen selecteren en daarna op "Mail" drukken. Het systeem zoekt de ouder van het kind erbij en verstuurt het ingevoerde bericht met eventueel toegevoegde bijlage. Het systeem verstuurd de mail zo dat de ouder de e-mailadressen van de andere ouders niet kan zien.

Document aanmaken

Documenten die aangemaakt worden zijn zichtbaar in de "Contact informatie" van een gebruiker/ouder. Documenten kunnen worden aangemaakt met bestaande templates, maar ook zonder template. Door op de knop "Maak document" te klikken opent een scherm waarin u een keuze kunt maken voor de template, een titel kan invullen en de inhoud van het document kunt opmaken. Daarnaast kunt u aangeven of het document bewaard dient te worden. Als u het berichtje verstuurd, zal de template-keuze meegezonden worden als bijlage bij het document.

Binnen het systeem kan er op meerdere plekken gekozen worden om een document aan te maken. Documenten die niet worden aangemaakt vanuit "Contact informatie" zijn een snelle manier van een document aanmaken. Wilt u een document aanmaken met meerdere opties dan kan dit vanuit "Beheer gebruikers" onder "Contact informatie".

Geschiedenis bekijken

Via de knop "History" kunt u een wijzigingsoverzicht van een kind of gebruiker/ouder bekijken. Zo ziet u in een oogopslag of iemand veranderingen in het systeem heeft aangebracht. Als een ouder in de oudermodule veranderingen aanbrengt in de gegevens van een kind of zichzelf, kunt u dit in het overzicht terugzien.